Kündigung schreiben: Aufbau, Pflichtangaben und Versand

Rechtlich ist eine Kündigung eine einseitige Erklärung: Du beendest den Vertrag, ohne dass der Anbieter zustimmen muss. Damit sie wirkt, muss sie ihm zugehen und eindeutig sein. Der Empfänger muss ohne Rückfrage erkennen können, wer kündigt, welcher Vertrag gemeint ist und zu welchem Zeitpunkt er enden soll.

Mehr braucht es nicht. Eine ordentliche Kündigung musst du weder begründen noch mit Paragrafen schmücken. Ein klarer, kurzer Text ist besser als eine Seite Erklärung – je weniger Interpretationsspielraum, desto weniger Rückfragen.

Anders bei einer außerordentlichen Kündigung, etwa nach einer Preiserhöhung oder bei einem Umzug ohne Versorgung am neuen Wohnort: Hier gehört der Grund in das Schreiben, in der Regel mit Nachweis, damit der Anbieter das Sonderkündigungsrecht prüfen kann.

Diese Angaben gehören in jede Kündigung. Nimm sie am besten in dieser Reihenfolge auf – so entspricht das Schreiben dem Aufbau, den Sachbearbeiter erwarten, und nichts wird übersehen.

Bei den meisten Verbraucherverträgen reicht die Textform. Laut § 309 Nr. 13 BGB dürfen Allgemeine Geschäftsbedingungen für Erklärungen des Verbrauchers keine strengere Form als die Textform verlangen – eine E-Mail, ein Kontaktformular oder ein Fax genügen also in der Regel, auch wenn ältere AGB noch „schriftlich per Brief“ vorschreiben. Ausgenommen sind Verträge, die notariell beurkundet werden müssen.

Seit dem 1. Juli 2022 kommt der Kündigungsbutton dazu: Wer Verbrauchern online Verträge über Dauerleistungen anbietet, muss laut § 312k BGB eine Kündigungsschaltfläche mit Bestätigungsseite bereitstellen und den Eingang elektronisch bestätigen. Für Streaming, Mobilfunk oder Fitness ist das oft der schnellste Weg – die Angaben bleiben dieselben.

Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift ist die Ausnahme, aber eine wichtige: Die Kündigung eines Wohnraummietvertrags muss laut § 568 BGB schriftlich erfolgen, E-Mail oder Scan reichen nicht. Auch Arbeitsverträge lassen sich nur schriftlich kündigen (§ 623 BGB). Im Zweifel gilt: Was unterschrieben per Brief ankommt, ist nie die falsche Form.

Die beste Kündigung nützt nichts, wenn du ihren Zugang nicht belegen kannst. Der Anbieter muss sie innerhalb der Frist erhalten haben – und im Streitfall musst du das beweisen. Wähle den Versandweg deshalb nach dem Nachweis, den er liefert, und plane bei Postversand mindestens eine Woche Puffer vor dem letzten Kündigungstag ein.

Mit dem Versand ist die Kündigung noch nicht erledigt. Notiere, wann und wie du gekündigt hast, und lege den Nachweis zum Vertrag. Kommt innerhalb von zwei Wochen keine Bestätigung, frage nach – freundlich, aber mit Verweis auf den Versandnachweis und der Bitte, das Vertragsende zu bestätigen.

Prüfe die Bestätigung: Stimmt das genannte Enddatum mit deiner Rechnung überein? Anbieter setzen gelegentlich einen späteren Termin an, etwa weil sie die Kündigung erst nach dem letzten Kündigungstag registriert haben – dann hilft der Nachweis über den rechtzeitigen Zugang.

Wer viele Verträge hat, kann diesen Ablauf in einer App abbilden: Im Kündigungsmanager markierst du eine Kündigung als gesendet und später als bestätigt und legst die Bestätigung als Beleg am Vertrag ab – so ist der Nachweis auch in zwei Jahren noch auffindbar.

Die meisten Kündigungen scheitern nicht am Text, sondern an Details. Diese Fehler tauchen immer wieder auf – fast alle lassen sich mit einer Minute Kontrolle vor dem Versand vermeiden.